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[其他] 常用办公软件微软Excel实用技巧九则

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常用办公软件微软Excel实用技巧九则

常用办公软件微软Excel实用技巧九则

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http://www.sina.com.cn 2006年05月25日 11:21 eNet硅谷动力

  作者:宋宏伟

  Excel是我们大家常用的办公软件,笔者在使用过程中总结出了一些经验,现在写出来供大家参考。

  1、不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格

  因工作需要,笔者在Excel多个单元格中输入大量文本,大家都知道,在Excel中,如果要选定已选定单元格右侧的单元格,可以按下方向键进行移动,可为了节省时间,让操作的速度更高,可以按下


   



Tab键,这样就可以快速选定已选定单元格右侧的单元格了,因为打字的时候两只手都在主键区上工作,如果要按方向键,则必须把右手腾出来,这样无疑会降低效率;

  那么如果想选定已选定单元格左侧的单元格该怎么办呢?笔者经过试验发现,可以同时按下“Shift+Tab”组合键,这样所选定的单元格就会左移了。

  上面我们知道了快速向左和向右移动所选定单元格的方法,那向下选定单元格是按下“Enter”键,相同的道理,如果想向上选定单元格就是同时按下组合键“Shift+Enter”了,怎么样,这样你在Excel中输入大量文本速度就会快多了。

  2、选中包含超链接的单元格

  在Excel中的一个单元格中输入一个电子信箱地址,默认状态下此单元格就会自动转化为超链接,用鼠标点击它就会打开超链接,这样一来,如何才能选中此单元格而不打开此超链接呢?方法很简单,用鼠标点住此单元格持续几秒钟不放,就可以选中它了。

  3、持续显示单元格内的公式

  在Excel中的单元格内任意输入一个公式,如=1+1,按下回车键,这时此单元格就会不再显示公式,而显示出计算结果2,可有的时候我们并不想马上看到结果,而是希望此单元格能继续显示出公式,如何解决这个问题呢?方法很简单,在单元格内输入公式之后,依次点击菜单栏中的“工具”——“公式审核”——“公式审核模式”,这样就可以使公式继续保持原样;而如果想显示出公式计算结果时,可以再次点击“公式审核模式”即可。

  4、快速计算出矩形对角线长度

  已知矩形的长和宽,现要求计算它的对角线长度,用Excel就可以快速计算出答案。如何操作呢?

  设矩形长为X,宽为Y,对角线长度为Z,那么,从这个公式可以看出,要求出Z,有两个步骤。一,算出X的平方值和Y的平方值,并把它们相加;二,把第一步求出的值开方,所得出的数字就是Z。很明显,我们要使用到Excel中的两个函数,一个是计算某个数值的平方,即对数字进行幂运算;二是计算数字的平方根。下面介绍这两个数学函数的使用方法。

  ■返回给定数字的乘幂:POWER

  POWER函数可以对数字进行乘幂运算,它的语法是:POWER(number,power)

  其中Number是底数,可以为任意实数。

  Power是指数,底数按该指数次幂乘方。

  比如我们要求5的二次方,也就是平方,就可以在单元格内输入:“=POWER(5,2)”,即可得出答案25。

  ■返回给定数字的正平方根:SQRT

  它的语法是:SQRT(number)

  其中Number是要计算平方根的数。

  比如我们要求出16的平方根,就可以在单元格中输入:“=SQRT(16)”,即可得出答案4。

  知道了这两个函数的用法,我们就可以轻松的得出Z的值了。

  先分别求出X和Y的平方,然后把它们相加,再相加得出的值开方,就可以得出答案。

  如果你还是觉得这样的速度慢,还有更好的方法。下面介绍一个函数:SUMSQ

  ■返回参数的平方和:SUMSQ

  它的语法是:SUMSQ(number1,number2, ...)。number1,number2等30个以内的数,用此函数可以求出它们的平方和,这样一来,只需输入X和Y的值,就可以求出它们的平方和了,再用SQRT函数一计算,最后Z值就可以求出。

  最好的方法是只在一个单元格内输入函数,就可以求出最终的Z值。

  上面介绍过了返回参数的平方和的函数:SUMSQ,假设X,Y的值分别是3和4,在一个单元格内输入SUMSQ(3,4),然后按Enter键,单元格内就会显示出数字25,这就是X和Y值的平方和,我们要算出25这个数的正平方根,就需要另外一个函数:SQRT,这样一来,函数SUMSQ成了函数SQRT的参数,这在Excel里面叫做嵌套函数,即某个函数成为另一个函数的参数,要想在一个单元格内输入X和Y的值,并求出Z值,经过笔者试验,是完全可行的,因为这里使用了嵌套函数。假设X和Y值分别为3和4,在单元格中输入=SQRT(SUMSQ(3,4)),并按下回车键,就可以马上得到Z值——5。输入此嵌套函数后,SUMSQ函数的参数3和4外边的小括号会变成绿色,而SQRT函数的参数外边的括号的颜色则不发生变化,这表明软件已经读懂此嵌套函数的意思。

  有兴趣的读者可以亲自试一下,在Excel的任意一个单元格中,输入“=SQRT(SUMSQ(X,Y))”,注意这里可以把X,Y换成任意两个正数,然后按一下回车键,就会得出Z值了。

  另外说一下,Excel可以支持多级嵌套函数。

  5、让数值完全或部分替换公式

  在一个单元格任意输入一个公式,如=1+1,再按回车键,此单元格的值就是自动计算出是2,能不能把这个公式删除掉,而永久转换成数值呢?

  就以1+1这个公式为例,我来介绍一下如何用数值来永久性替换公式的方法:先选中包含公式的单元格,然后点击“复制”,然后再点击“粘贴”,这时再点击右侧的箭头,再点击“只有值”,这样一来,单元格中的公式就永久性转化为数值了。

  如果已经执行了上面的步骤,又想把数值变回公式,该怎么办呢?方法很简单,点击“常用”工具栏上的“撤消”按钮就可以了。

  有时候我们并不想把整个公式都转换为数值,而只是想把公式的一部分转换为数值,如何做呢?

  先选中包含公式的单元格,然后在编辑栏中,选定要转换为数值的部分,然后按下F9,再按回车,这个部分就转换为了数值,而不再是公式了。

  6、去除“最近使用过的工作簿”列表

  在Excel的“文件”菜单下,有几个最近编辑的工作簿,有时候我们不想让它显示出来,如何隐藏这些工作簿呢?

  点击“工具”菜单中的“选项”,再弹出的对话框中点击“常规”选项卡,然后去除“最近使用的文件列表”前面的对勾。

  如果想更改“文件”菜单下显示的最近使用的文件数目,可以先选中此复选框,然后在后面输入项数。

  7、显示出包含公式的单元格

  在一个Excel 工作表中,有大量数据,这些数据有的是直接输入的,而有的是用公式计算出来的。现在想要把用公式计算出的数据的单元格显示出来。

  方法:先选中所有待选单元格,然后点击菜单“编辑”——“定位”,这时弹出“定位”对话框,点击“定位条件”,选中“公式”,再点击“确定”,这样一来,包含公式的单元格就会被显示出来。

  8、简单方法移动复制工具栏按钮

  根据工作需要,我们需要把一些自己最常用的工具栏按钮放在较为集中的地方,也就是移动工具栏按钮,这是非常容易实现的,要想移动工具栏按钮,可以在按下“ALT”键的同时拖运工具栏按钮,把它移动到其它位置。

  而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏的其它地方,可以在按下“ATL+CTRL”组合键的同时拖动按钮到其它地方。

  这里要注意的是,移动和复制工具栏按钮的时候,必须先按下“ALT”和“ALT+CTRL”组合键,然后再用鼠标进行拖动。

  如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了,怎么办呢?方法很简单,只需要再次按下“ALT+CTRL”组合键的同时,把不想要的按钮拖动到工具栏以外的区域即可。

  9、用快捷键快速插入函数

  在Excel中,如果想插入函数,可以使用快捷键“Shift+F3”,按下此组合键,就可以弹出“插入函数”对话框。

http://tech.sina.com.cn/s/2006-05-25/1121955706.shtml.

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收了.

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谢谢各位鼓励,再接再厉------八种常见Excel错误提示及问题解决方法

Excel经常会显一些错误值信息,如#N/A!、#VALUE!、#DIV/O!等等。出现这些错误的原因有很多种,最主要是由于公式不能计算正确结果。例如,在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的单元格,或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种Excel常见的错误及其解决方法。
  1.#####!

  原因:如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,或者单元格的日期时间公式产生了一个负值,就会产生#####!错误。

  解决方法:如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,可以通过拖动列表之间的宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统,那么Excel中的日期和时间必须为正值,用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####!错误。如果公式正确,也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。

  2.#VALUE!

  当使用错误的参数或运算对象类型时,或者当公式自动更正功能不能更正公式时,将产生错误值#VALUE!。

  原因一:在需要数字或逻辑值时输入了文本,Excel不能将文本转换为正确的数据类型。

  解决方法:确认公式或函数所需的运算符或参数正确,并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如:如果单元格A1包含一个数字,单元格A2包含文本"学籍",则公式"=A1+A2"将返回错误值#VALUE!。可以用SUM工作表函数将这两个值相加(SUM函数忽略文本):=SUM(A1:A2)。

  原因二:将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。

  解决方法:确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。

  原因三:赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。

  解决方法:将数值区域改为单一数值。修改数值区域,使其包含公式所在的数据行或列。

  3.#DIV/O!

  当公式被零除时,将会产生错误值#DIV/O!。

  原因一:在公式中,除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用(在Excel中如果运算对象是空白单元格,Excel将此空值当作零值)。

  解决方法:修改单元格引用,或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。

  原因二:输入的公式中包含明显的除数零,例如:=5/0。

  解决方法:将零改为非零值。

  4.#NAME?

  在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?。

  原因一:删除了公式中使用的名称,或者使用了不存在的名称。

  解决方法:确认使用的名称确实存在。选择菜单"插入"&line;"名称"&line;"定义"命令,如果所需名称没有被列出,请使用"定义"命令添加相应的名称。

  原因二:名称的拼写错误。

  解决方法:修改拼写错误的名称。

  原因三:在公式中使用标志。

  解决方法:选择菜单中"工具"&line;"选项"命令,打开"选项"对话框,然后单击"重新计算"标签,在"工作薄选项"下,选中"接受公式标志"复选框。

  原因四:在公式中输入文本时没有使用双引号。

  解决方法:Excel将其解释为名称,而不理会用户准备将其用作文本的想法,将公式中的文本括在双引号中。例如:下面的公式将一段文本"总计:"和单元格B50中的数值合并在一起:="总计:"&B50

  原因五:在区域的引用中缺少冒号。

  解决方法:确认公式中,使用的所有区域引用都使用冒号。例如:SUM(A2:B34)。

  5.#N/A

  原因:当在函数或公式中没有可用数值时,将产生错误值#N/A。

  解决方法:如果工作表中某些单元格暂时没有数值,请在这些单元格中输入"#N/A",公式在引用这些单元格时,将不进行数值计算,而是返回#N/A。

  6.#REF!

  当单元格引用无效时将产生错误值#REF!。

  原因:删除了由其他公式引用的单元格,或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元格中。

  解决方法:更改公式或者在删除或粘贴单元格之后,立即单击"撤消"按钮,以恢复工作表中的单元格。

  7.#NUM!

  当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM!。

  原因一:在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。

  解决方法:确认函数中使用的参数类型正确无误。

原因二:使用了迭代计算的工作表函数,例如:IRR或RATE,并且函数不能产生有效的结果。

  解决方法:为工作表函数使用不同的初始值。

  原因三:由公式产生的数字太大或太小,Excel不能表示。

  解决方法:修改公式,使其结果在有效数字范围之间。

  8.#NULL!

  当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL!。

  原因:使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。

  解决方法:如果要引用两个不相交的区域,请使用联合运算符逗号(,)。公式要对两个区域求和,请确认在引用这两个区域时,使用逗号。如:SUM(A1:A13,D1223)。如果没有使用逗号,Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和,但是由于A1:A13和D1223并不相交,所以他们没有共同的单元格。

  小技巧:要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换,只需按下CTRL+`(位于TAB键上方)。
http://news.newhua.com/html/Skil ... 473255304_7_2.shtml.

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办公软件使用技巧

好评已经11个了,谢谢谢谢
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http://www.hongen.com/pc/oa/jiqiao/officejq.htm.

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收藏,受益颇多.

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二十条使用电脑的超级技巧
1.如果同时有多个窗口打开,想要关闭的话,可以按住shift不放然后点击窗口右 上角的关闭图标.
2.在保存网页前,可以按一下“ESC“键(或脱机工作)再保存,这样保存很快.
4.MSN***消息的时候是按enter的,如果想要换行而不想发出消息,可以 shift+enter或ctrl+enter
5.浏览器的地址栏里可以调试简短的HTML代码。方法如下: 地址栏写 about:abc 回车,就看到效果了.
6.Windows快捷键:
win+m 显示桌面
win+pause 系统属性
快速重新启动:按确定前先按shift(不适用于2k、xp).
彻底删除:shift+del
不让光盘自动运行:按shift
Ctrl+Esc:相当于“开始“或WIN键
Ctrl+Home:将游标移至文字编辑区的开始始(Home单用:移至列首)
Ctrl+End:将光标移至文字编辑区的终点(End单用:移至列尾)
Alt+F4:关闭当前视窗(若是点一下桌面再按则为关机)
F2:更改名称
windows+e 资源管理器.
windows+r 运行.
windows+f 查找.
windows+u 关闭系统.
windows+d最小化所有窗口,再按一次Win+D可回到最小化前的窗口.
windows+m最小化所有窗口,但再按一次无法回到最小化前的窗口.
Shift+F10,可以打开所选项目的右键菜单.
按住 CTRL+SHIFT 拖动文件:创建快捷方式.
7.关机快捷方式
(1). 在桌面空白位置按鼠标右键 -〉 -〉 选
(2). 在键入 rundll.exe user.exe,exitwindows
(3). 在键入或你想要的名称 -〉 按
8.重新启动快捷方式
(1). 重复以上 (1)
(2). 在键入 rundll.exe user.exe,exitwindow***ec
(3). 在键入或你想要的名称 -〉 按
9.RUN - 〉 cmd 或者command
就会看到DOS窗口。不知道大家注意到那个小小的图标没有,在左上角。
点击这个图标, 就会看到下拉菜单, 尤其是Edit下的一些功能, 很方便。
10.con、nul是MS系统的保留名,它不能做为文件名!检查你的web空间是不是M$ 系统,可以建一个con的文件夹试试 。
11.想把自己的某个文件夹的文件做一个列表? 用什么软件呢? 不用,直接在命令 行下输入 “tree /f 〉 index.txt“.打开index.txt看一下是不是一目了然。
12.保存无边窗口页面请用CTRL+N新开窗口。
13.如果一个文件夹下有很多文件,如果想快速找到想要的文件,先随便选择一个 文件,然后在键盘上选择想要的文件的第一个字母就可以了。
14.说个QQ隐身登陆的笨办法:
在网吧上网,如果直接从注册向导登陆的话QQ是上线登陆的,可是有时候却不 希望现身,怎样实现隐身登陆呢?
就是拿一个没用的QQ先从注册向导登陆了,选择状态为隐身,然后在系统参数 中选中以隐身方式登陆,点确定,然后直接在这个QQ上运行注册向导登陆你要 登陆的QQ,你会发现现在QQ是隐身的了。
15.win98改ip不重启的办法:
1).改完ip选择取消。
2).在设备管理器里禁用改了ip的那块网卡。
3).启用网卡。
ok,你改的ip已经可以用了。
16.2000和xp下运行“cmd“,进入dos窗口,复制和粘贴都用右键完成。
17.收藏夹不要放在系统盘,以免忘了备份,每次装完系统用“超级魔法兔子“指 定路径。
18.对于系统不明白的地方,平时多看windows自带的帮助,不要盲目去找人解决 ,也许帮助才是最快和最全的。(其余软件也是同理)
19.winxp自带批量重命名功能,只要选中一堆文件,选重命名,然后改第一个文 件,改完后,其他文件也会自动修改。
20.上网时在地址栏内输入网址,系统会记录下来,虽然方便以后不用再重复,不 过如果是公用的机子,又不想让别人知道自己到过哪些地方,可以用“CTRL+ O(字母O,不是0)”,这时对弹出一个“打开”对话框,在其中的地址栏内 输入网址,就不会被记录下来了..

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引用:
原帖由 kanny'mama 于 2007-10-14 18:35 发表 \"\"
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谢谢高手指点
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